Ochrona Danych Osobowych

OGÓLNA KLAUZULA INFORMACYJNA - RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych:

Administrator danych osobowych i Inspektor Ochrony Danych Gmina Kawęczyn

Adres siedziby: Kawęczyn 48, 62-704 Kawęczyn

Tel.: 63 288 59 10

E-mail: ugkaweczyn@kaweczyn.pl

Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: iod@kaweczyn.pl

Cel przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania

Pobieranie podatków i opłat – podatek rolny, leśny, od nieruchomości, od środków transportu, w tym w szczególności:

• ustalenie wysokość podatków oraz opłat;

• prowadzenie wymaganych przepisami rejestrów w tym ewidencję podatkową oraz ewidencję księgową;

• prowadzenie czynności sprawdzających oraz postępowania podatkowe;

• w razie zaistnienia konieczności - kontrola podatkowa i dochodzenie należności;

• rozliczanie wniesionych opłat;

• wystawianie zaświadczeń na wniosek płatnika;

• działania informacyjne

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Rozpatrzenie wniosku o zwrot podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej w celu ustalenia limitu oraz dokonania zwrotu podatku akcyzowego, a także celach sprawozdawczych z nim związanych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Realizacja zadań związanych z ustalaniem i określaniem wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi, a także poborem, windykacją i egzekucją opłaty Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Ustalenie warunków zabudowy Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Rejestracja działalności gospodarczej – przyjęcie wniosku i przesłanie do CEiDG

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Zajęcie pasa drogowego – wydanie opinii w sprawie lokalizacji inwestycji w pasie drogowym Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Ochrona środowiska i przyrody:

wydawanie decyzji ws. wycinki drzew, usuwania azbestu, , wnioski o dotacje do przydomowych oczyszczalni ścieków i na poprawę jakości powietrza, wydawanie decyzji środowiskowych, monitorowanie zanieczyszczeń, prognozy strategiczne oceny oddziaływania na środowisko. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Gospodarka wodna: wydawanie opinii ws. studni głębinowych, pozwolenia wodno-prawne, decyzje w sprawie zmiany stosunków wodnych na gruncie. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Gospodarka nieruchomościami: sprzedaż, najem, dzierżawa, zarząd, użyczenie i użytkowanie nieruchomości, nabycie nieruchomości, trwały zarząd, użytkowanie wieczyste. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Nadawanie numeru porządkowego nieruchomości oraz wydawanie zaświadczeń o nadanym numerze porządkowym. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Edukacja:

• obsługa Systemu Informacji Oświatowej;

• realizacja dowozu dzieci do szkół w tym do placówek specjalnych;

• kontrola spełnienia obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16-18 lat;

• obsługa wniosków o przyznanie stypendiów Wójta Gminy, motywacyjnych;

• realizacja zadań związanych z awansami nauczycieli;

• realizacja konkursów na stanowisko Dyrektora oraz prowadzenie spraw kadrowych, ewidencja czasu pracy, ocena pracy pedagogicznej Dyrektorów Szkół;

• realizacja świadczeń dla nauczycieli wynikających z karty nauczyciela;

• prowadzenie arkuszy organizacyjnych szkół i przedszkoli; Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Realizacja zadań przez Gminną Komisję Rozwiązywania Problemów Alkoholowych

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Kwalifikacja wojskowa. Realizacja zadań z zakresu świadczeń osobistych na rzecz obrony kraju. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Urzędu Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Przyjęcie zawiadomienia o zamiarze zorganizowania zgromadzenia Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Realizacja zamówień publicznych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Wydawanie i ewidencja zezwoleń na sprzedaż alkoholu Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Obsługa wniosków o wydanie Karty Dużej Rodziny Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Prowadzenie i aktualizacja rejestru wyborców Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Nadanie medalu za długoletnie pożycie małżeńskie Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Ewidencja ludności – w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Wójta w celu realizacji zadań związanych z:

• nadaniem lub zmianą numeru PESEL,

• zmianą stanu cywilnego, imienia lub nazwiska, zgonem,

• zmianą obywatelstwa,

• wydaniem nowego dowodu osobistego lub paszportu,

• zmianą dokumentu podróży cudzoziemca,

• obowiązkiem meldunkowy,

• usunięciem niezgodności w danych,

• wydaniem zaświadczenia,

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Dowody osobiste - w zakresie dokumentów i zbiorów prowadzonych przez Wójta w celu realizacji zadań związanych z wydaniem dowodu osobistego, unieważnieniem w związku ze zgłoszeniem utraty, uszkodzenia, zmiany danych w nim zawartych, upływu terminu ważności, utraty obywatelstwa oraz wydania zaświadczenia o danych własnych zgromadzonych w Rejestrze Dowodów Osobistych. Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Akty stanu cywilnego - w zakresie dokumentacji i zbiorów prowadzonych w urzędzie stanu cywilnego w celu realizacji zadań związanych z:

• sporządzeniem aktów urodzenia dziecka, małżeństwa, zgonu,

• zmiana imion i nazwisk

• wydania zaświadczenia o stanie cywilnym,

• wydania odpisu aktu stanu cywilnego,

• sprostowania, uzupełnienia, unieważnienia aktu stanu cywilnego, Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Obsługa posiedzeń Rady Gminy Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie danych do celów kontaktowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Nagrywanie posiedzeń Rady Gminy Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Realizacja zadań związanych ze składaniem oświadczeń majątkowych i ich publikacją

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Zatrudnienie pracowników, wypłacanie wynagrodzenia, zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i członków rodziny, wypłacanie świadczeń socjalnych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 6 ust. 1 lit. b RODO, Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Rekrutacja na wolne stanowiska pracy Art. 6 ust. 1 lit. a RODO, Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 9 ust. 2 lit. b RODO

Realizacja procesu rekrutacji oraz odbywania stażu w Urzędzie oraz praktyki zawodowe Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, Art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Prowadzenie monitoringu wizyjnego Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Udostępnianie informacji publicznej i o środowisku Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby na przetwarzanie danych

Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy

Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze

Art. 6 ust. 1 lit. e RODO – realizacja zadań w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej

Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora

Art. 9 ust. 2 lit. b RODO - przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej

Odbiorcy danych osobowych

W niektórych sytuacjach, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, w szczególności jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora. Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

a) podmioty oraz osoby, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;

b) strony i uczestnicy postępowań lub organy właściwe do załatwienia wniosku na mocy przepisów prawa;

c) banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;

d) podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;

e) podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego - w tym w szczególności usługodawcom wykonującym zadania na zlecenie Administratora w ramach świadczenia usług serwisu, rozwoju i utrzymania systemów informatycznych;

f) osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Państwa. W przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osób, których dane dotyczą, źródłem danych mogą być inne organy administracji publicznej lub osoby trzecie. Wówczas Administrator poinformuje Państwa o źródle pozyskania danych, chyba że przepis szczególny zwalnia go z tego obowiązku.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

a) Będziemy przechowywać Państwa dane osobowe do chwili załatwienia sprawy, w której zostały one zebrane a następnie zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

b) Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

c) Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie, okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.

d) Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.

e) W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 14 dni, po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania nagrań dla celów dowodowych, w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy.

f) Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Prawa osób, których dane dotyczą

a) prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

b) prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

c) prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych;

e) prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes);

f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa);

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):

a) wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

b) wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy jeżeli dane są zebrane w celu podjęcia działań przed i zawarcia umowy;

c) dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą;

Niepodanie danych osobowych w będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane, w szczególnych przypadkach odmowa podania danych nie wpływa na tok oraz wynik prowadzonego postępowania, w szczególności w procedurach podatkowych i naliczaniu opłat lokalnych.

Klauzula plik pdf

Poniżej publikujemy klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych dla poszczegółnych spraw załatwianych w Urzędzie Gminy w Kawęczynie

Klauzula informacyjna sprawy podatkowe i zwrot akcycy plik pdf

Osoba odpowiedzialna za:

• wytworzenie informacji: Krzysztof Ostojski
• wprowadzenie informacji do podstrony BIP: Krzysztof Ostojski (2018-05-25 09:31:35)
• zaakceptowanie treści informacji: Ewa Kornet (2020-02-14 14:51:00)
• ostatnią zmianę treści wiadomości: Ewa Kornet (2022-01-20 10:18:50)